30 сентября, 2019

Пожиратели времени: кто виноват в том, что мы ничего не успеваем?

Рассказываем, как бороться с хронофагами в офисе

Автор материала: Екатерина Буракова
Пожиратели времени: кто виноват в том, что мы ничего не успеваем?

Вам знакомо это чувство, когда рабочий день уже завершен, но кажется, что все время потрачено впустую? Бесконечные письма, на которые невозможно ответить быстрее, чем за полдня? А совещания и планерки, не оставляющие шанса выполнить другие важные задачи? Ситуация усложняется, если вы не рядовой сотрудник компании, а руководитель любого уровня, но выход из нее есть.

Консультант по организационному развитию и бизнес-тренер Александр Фридман называет управленческие ошибки, затягивающие рабочие процессы, хронофагами, или «пожирателями времени». В нашем материале мы расскажем, как справляться с пятью самыми надоедливыми из них. А об остальных хронофагах и способах борьбы с ними читайте в книге Фридмана «Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников».

Ошибка № 1: «Срочно вместо важно»

Пытаясь решить множество мелких и срочных проблем, мы часто откладываем более сложные и важные задачи. Нам кажется, что количество перейдет в качество и так мы непременно достигнем успеха. Мелкие дела оказываются более простыми, и мы действительно можем выполнять такую работу быстро и продуктивно, а любое большое дело приходится делить на этапы и радоваться успеху уже в самом конце. Поэтому мы и обманываем себя, приравнивая все срочное к важному, и тем самым обеспечиваем себе «алиби»: я не сделал это не оттого, что мне не хотелось и было сложно, а потому что я был занят.

Материал по теме Тренды Bullet Journal: как блокнот в точку помогает в жизни

Что делать?

Будьте в курсе всех своих дел. Для этого заведите ежедневник, используйте листы А4 или флипчарт. Переносите планы на удобный для вас бумажный или электронный носитель и расставляйте приоритеты, в письменном виде фиксируя значимость разных задач. Помните о принципе «работы больше, чем времени»: вы никогда не сможете сделать все, поэтому для достижения успеха необходимо каждый раз решать, чем заняться сейчас, чем потом, а на что вовсе не стоит обращать внимания.

Ошибка № 2: Многозадачность

Даже при наличии четкого плана действий велик соблазн схватиться за несколько дел одновременно, особенно если необходимо проанализировать большое количество входящей информации. Человеку может казаться, что он легко переключается от одной проблемы к другой и при этом «всегда в курсе», поэтому ничего не упустит. Испытывая прилив адреналина, руководитель, находящийся в режиме многозадачности, чувствует себя гениальным и сверхпродуктивным. Но если судить не по процессу, а по результатам, это ощущение оказывается лишь иллюзией. Наш мозг просто не способен решать две сложные интеллектуальные задачи одновременно.

Что делать?

Разбивайте день на интервалы длиной от 1,5 до 2 часов и вместо «режима многозадачности» используйте «режим концентрации». После глубокого погружения в информационный поток или поиска решения одной задачи зафиксируйте все свои результаты на бумаге или в электронном виде. Дайте себе отдохнуть 5-10 минут и разбирайтесь с другим каналом данных или следующей задачей. Уберите из поля зрения все отвлекающие предметы и отведите специальное время для проверки почты и мессенджеров. Все «посторонние» идеи не разрабатывайте тут же, а отмечайте в своих записях, чтобы разобраться с ними потом, не отрываясь от текущих дел. Встречи внесите в календарь и составляйте рабочее расписание с их учетом.

Ошибка № 3: Авральная культура

В некоторых компаниях часто возникает ситуация «все бросай и беги туда», и вместо решения повседневных задач сотрудникам приходится работать в авральном режиме. Самые организованные в такой обстановке быстро выгорают и начинают искать «место поспокойней», а все остальные подстраиваются под нездоровые управленческие привычки начальства. В итоге в компании остаются те, кто копит силы и имитирует бурную деятельность между авралами, чтобы по полной выложиться во время них или, опять же, сделать вид, что это так. О продуктивной работе и достижении общих целей в таких условиях остается только мечтать.

Материал по теме Жизненно Управляй временем

Что делать?

Постарайтесь сократить вероятность возникновения кризисов за счет более тщательного планирования и сведите к минимуму необходимость «подвигов». В экстренных ситуациях, которые все-таки потребуют напряженной работы от вас и ваших сотрудников, объясните причину «форсажа» и расскажите, сколько продлится трудный период. Если располагаете средствами, обязательно обсудите возможность дополнительной оплаты сверхурочного труда, иначе на лояльность сотрудников можете и не рассчитывать.

Ошибка № 4: Поиск беспроблемного решения

Решая ту или иную задачу, мы хотим получить то, что нам нужно, не создавая дополнительных сложностей. Это естественно, но, к сожалению, так не бывает. Любое решение позволяет избавиться от одной проблемы за счет приобретения других — ожидаемых или неожиданных. Тратить время на поиск «идеального выхода» бесполезно. Нужно понимать, какие трудности пойдут на пользу дела и приведут к развитию, а какие — заставят вас топтаться на месте.

Что делать?

Еще раз проверьте, какую цель вы преследуете, когда решаете проблему. Если на самом деле вы делаете все, что угодно, лишь бы избежать трудностей, скоро вы окажетесь близки к провалу. Оптимальное решение вскроет причины возникновения проблемы и потребует от вас разобраться с другими вопросами, которые так или иначе связаны с ней. Не стоит их бояться, если, справляясь с ними, вы идете по пути развития.

Ошибка № 5: Руководитель не делегирует

Многие руководствуются пословицей «хочешь сделать хорошо — сделай это сам» и сами выполняют ту работу, которую вполне можно было бы поручить подчиненным. Но один человек не может выполнять функции целого подразделения и разбираться во всех тонкостях дела лучше экспертов.

Что делать?

Задавайте сотрудникам вопросы о планах на следующий месяц. Не забывайте, что вы не обязаны уметь делать все лучше всех, но отвечаете за уровень подготовки ваших подчиненных и можете организовать им обучение, если это необходимо. Даже если они не обладают необходимым уровнем «внутренней» ответственности, вы становитесь для них источником ответственности «внешней», то есть зависящей от определенных условий. Делегировать всю работу невозможно, поэтому проанализируйте постоянные виды деятельности вашего подразделения и оставьте себе только то, что необходимо с точки зрения деловой целесообразности.

Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников Александр Фридман Купить книгу

Только интересные материалы и книги
Почтовому совенку-стажеру не терпится отправить вам письмо