Важные правила для вашего офиса
Знание норм делового этикета сегодня кажется не таким уж важным. Компании все чаще отказываются от дресс-кода для своих сотрудников, а внутренние переговоры и совещания становятся менее формальными. И все же возможности карьерного роста без умения правильно выглядеть, говорить и вести себя на рабочем месте по-прежнему сильно ограничены.
Если вы хотите чувствовать себя уверенно и производить на других впечатление настоящего профессионала, вам нужно постараться не только безупречно выполнять свои должностные обязанности, но и не допускать ошибок, о которых мы расскажем ниже.
Знакома ли вам такая ситуация: вы приходите в офис, желаете доброго утра всем присутствующим, а в ответ — тишина? Обидно, правда? Дело в том, что многие люди действительно не умеют здороваться и прощаться. Кто-то говорит тихо, кто-то рассеяно бросает «здрасьте», а некоторые и вовсе молча занимают свои места, а в конце дня уходят с работы «по-английски». Рассчитывать на ответные слова во всех этих случаях как минимум странно, а в формальной обстановке такое поведение становится верхом неуважения к собеседникам.
Если вы хотите вернуть расположение коллег и выглядеть достойно во время встреч с партнерами, заведите привычку громко и отчетливо здороваться и прощаться со всеми, независимо от вашего отношения к человеку. При этом пожимайте руку либо каждому из присутствующих, либо не делайте этого вовсе. Всегда отвечайте на слова приветствия и прощания, называя обратившегося к вам по имени или имени-отчеству. Помните, что первым здоровается младший по статусу и(или) возрасту, либо входящий в помещение, где уже находятся остальные. Прощается первым всегда уходящий.
Наверное, в каждой компании есть сотрудники и сотрудницы, присутствие которых невозможно не заметить. Причем речь не о профессиональных качествах или яркой внешности: повсюду за этими людьми тянется удушливый шлейф, возникающий из-за неумелого использования парфюма.
Кому-то это покажется излишним, но мы все-таки напомним: духи надо уметь «носить». Используйте спокойные запахи и следите, чтобы основной аромат не забивали отдушки других косметических средств. Наносите духи в небольших количествах перед выходом из дома на чистую и сухую кожу, волосы, шейный платок (для женщин) или оборотную сторону галстука (для мужчин). Чтобы освежить аромат в течение дня, как правило, достаточно всего пары капель или одного нажатия на распылитель. И делать это рядом с чужими рабочими местами, в лифте или коридоре недопустимо — правильнее будет удалиться в туалетную комнату.
Когда сотрудников достаточно много и все спешат по своим делам, неизбежны неловкие ситуации, связанные с использованием лифта. Никому не хочется, чтобы его толкали, к тому же в некоторых случаях это может быть опасным. А чтобы всем было комфортно, достаточно соблюдения нескольких простых правил.
Входит в лифт и выходит из него первым тот, кто стоит ближе к двери. Если народу немного, пропустите вперед стоящего рядом сотрудника, который выше по статусу. Если кабина переполнена, а вы оказались около дверей, нужно выйти и пропустить всех. Старайтесь не стоять спиной к другим людям и не смотреть им прямо в глаза, говорите тихо и не обсуждайте с коллегами того, что не предназначено для посторонних ушей.
Если начинаете диалог вы, то не забудьте представиться и в течение минуты изложить причину звонка, а затем переходите сразу к делу. Если звонят вам, то постарайтесь взять трубку не позже, чем после третьего гудка, и положить ее после того, как это сделает ваш собеседник. Представится и говорить исключительно по существу вопроса в этом случае также необходимо.
Называйте второго участника диалога по имени и обязательно поблагодарите его за звонок в конце, перед прощанием. Избегайте таких фраз, как: «Это опять я!», «Слушаю!», «Секунду!», «Минуточку!», «Один момент!», «Перезвоните позже!», «Подождите, я узнаю». Приветствуйте собеседника каждый раз, а если нужно прервать разговор, извинитесь и скажите, что вам «необходимо получить дополнительную информацию по этому вопросу», или договоритесь о том, когда вы сможете перезвонить. Не просите оставаться «на второй линии» более 60 секунд и не говорите с несколькими абонентами одновременно. Если же вы ждете возобновления диалога дольше минуты, повесьте трубку и перезвоните позже, не показывая раздражения.
Независимо от того, насколько успешно вы справляетесь со своими обязанностями, всегда найдутся люди, готовые вас похвалить и поругать. Принимать комплименты, благодарности и критику нужно уметь достойно. Так вы будете выглядеть более надежным и уверенным в себе человеком.
Первое правило вежливости одинаково для всех видов обратной связи: никогда не оправдывайтесь. Если комплимент кажется незаслуженным, все равно поблагодарите собеседника и улыбнитесь. Если считаете, что благодарить нужно не только вас, а еще кого-то, кто участвовал в достижении высокого результата, спокойно озвучьте эту мысль и назовите имена коллег. Если критика конструктивна, признайте ошибку, извинитесь и, по возможности, предложите решение возникшей проблемы. А если вас осуждают напрасно, постарайтесь уточнить суть замечания с помощью дополнительных вопросов. Не получится — мысленно пожалейте оппонента, возможно, вы просто попали «под горячую руку». Если это случается снова и снова, не терпите такое обращение, а лучше обсудите проблему в спокойной обстановке один на один с «обидчиком».
Больше советов и практических рекомендаций по деловому этикету вы найдете в книге «Манеры для карьеры» Ольги Шевелевой — бизнес-тренера и консультанта с 25-летним стажем.